El documento es claro y la sugerencia es ampliar la información en el siguiente ìtem:

En el ítem 3.2. (Lectura y corrección de pantalla) Utilizar herramientas Open Source de control de versiones para la revisión de documentos y así almacenar la evolución del mismo con las observaciones de cada uno de sus actores (para fortalecer esta observación se hará uso del ítem 3.10. Uso de carpetas compartidas en red)

Buenas tardes:

Con el fin de poner en práctica el numeral 3.2 Lectura y corrección en pantalla, se debe direccionar a todos los servidores públicos del MINTIC en el uso de herramientas como el Control de Cambios y los Comentarios que trae Word, lo cual favorece las revisiones de documentos por diferentes personas. Así mismo, me parece importante que se defina un espacio virtual en el cual se almacen los documentos en sus últimas versiones, las cuales se guardarán en PDF o la herramienta que defina el Ministerio, de esta manera, no habrá necesidad de imprimirlos y mantenerlos en los escritorios sino conocer la ruta virtual y acceder al documento cada vez que se requiera.

Por otro lado, es necesario que se implementen políticas y procedimientos para hacer efectivos los correos electrónicos, su recibo y revisión por parte de los destinatarios, sobre todo en la interacción con la oficina de correspondencia, PACO, cuando se envía una respuesta a un peticionario a través de correo electrónico, éste debe ser impreso y radicado (anexando 3 copias). Este caso es innecesario cuando el correo electrónico es un medio válido para divulgar una información o dar respuesta a una petición. El sistema Alfanet debería tener herramientas en las cuales se de respuesta a las solicitudes, y automáticamente se adjudique un número de radicado.

Por último, considero que la guía requiere una implementación ágil y oportuna en el Ministerio, que no sea una capacitación general sino que esté acompañada de ejercicios prácticos que permitan a los servidores del Ministerio identificar las ventajas de realizar una administración sin papel.

Cordialmente,

Lina María Cruz
Coordinadora de Articulación y Acompañamiento
Programa Gobierno en línea

Invitaría a las personas a que reflexionen sobre la necesidad imperativa de imprimir en papel. Todos nos deberíamos preguntar: ¿Es necesario imprimir este documento? ¿es necesario sacar varias copias en papel? El sustituto via correo electrónico o en formato digital, ¿es mejor y más rápido?
Creo que la gran mayoría de los documentos, no deben ser impresos, pero debemos preguntarnos y mediante el autocontrol decidirlo.

Cordial saludo:

Me parece excelente esta iniciativa, considero que debemos buscar mecanismos para socializar y sensibilizar para que todos aceptemos y nos vinculemos para lograr cero papel en nuestra entidad. Para ello es necesario contar con las herramientas necesarias. Por ejemplo actualmente nos quitaron el permiso para consultar los radicados en Alfaweb, asimismo en Cartera enviamos cada trimestre formularios unicos de recaudo en forma màsiva, imprimiendo el doble por cuanto el original va para el operador y una copia queda en PACO. No es necesario dejar copia en PACO, por cuanto el nùmero de FUR queda en el sistema en este caso en BDU.

Exactamente sucede lo mismo con las liquidaciones de derechos, como se observa el consumo de papel es exagerado e inoficioso, al enviar por las empresas de mensajerìa o Servicios Postales Nacionales, se deberìa hacer a travès de una relaciòn y al frente de cada documento el nùmero de guìa.

A la fecha se està trabajando con el SER Sistema Electrònico de Recaudo, pero al realizar pruebas con algunas empresas se ha evidenciado que la versiòn que tenemos en el Ministerio no el compatible con la de los concesionarios.

Buenas tardes Lina:

Gracias por tus aportes. Estamos de acuerdo con la necesidad de sensibilizar sobre las opciones disponibles en las aplicaciones que posee el Ministerio, y la disponibilidad de un espacio de almacenamiento virtual que permita compartir documentos, y te informo que se están coordinando este tipo de acciones con el CTO del Ministerio, y esperamos que pronto tendremos noticias al respecto.

Tambien se está trabajando con PACO, que hace parte del comité que trabajó en la elaboración de esta guía, para aprovechar al máximo la herramienta de correspondencia, y con la Oficina Asesora de Planeación para itegrar actividades de sensibilización que sean realmente efectivas.

Gracias por tus positivos comentarios. Ciertamente tienes razón: el Ministerio debe adoptar herramientas de colaboración que faciliten el intercambio de documentos y el control de versiones, asunto que está siendo revisado en estos momentos, y del que esperamos poder dar buenas noticias pronto.

El tema del seguimiento y control al consumo de impresiones, fotocopiado y compra de papel no se evidencia explicitamente en la guía, pero se incluyó en un documento de lineamientos internos que determina unos compromisos de las dependencias en el logro de la meta de reducir el consumo de papel. Dentro de esos compromisos se espera identificar oportunidades de reducir las demandas de papel (como es el caso de los informes) siempre y cuando se garantice su validez como evidencia de las actividades.

El documento puede incluir recomendación de uso de carpetas repositorio con documentos relevantes, no necesariamente carpetas compartidas.

En el uso de administradores de documentos, llama la atención que no se incluyan herramientas gratuitas como DOCMAN (http://extensions.joomla.org/extensions/directory-a-documentation/downloads/10958).

El documento deja de lado que grandes cantidades de papel se producen para buscar información que no está en las bases de datos de la entidad. Por ejemplo, todavía no existe un listado verificado de direcciones de notificación. Eso ocasiona enormes pérdidas de tiempo y no solo de papel, a más del riesgo por notificaciones mal hechas.

Deberían crearse en cada dependencia o piso, lugares específicos para conservación de papel para reciclaje, en lugar de que cada funcionario tenga un montón personal. Ese material debe recogerse con independencia de la basura, para que no se confunda.

Debe existir un documento de referencia de competencias internas y externas en un sitio identificable de la intranet, así, ningún documento debe circular innecesariamente, sino que inmediatamente puede consultarse dicho documento y remitirse a quien sí es competente.

La cultura CERO PAPEL es parte de la cultura de administración documental. Por ello, debe abandonarse la escritura sobre los originales de instrucciones, etc..

Los procedimientos internos del Ministerio deben ser claros y reales, de ese modo igualmente se agilizan las cosas, pues el objeto no es CERO PAPEL, sino eficiencia admistrativa que incluya CERO PAPEL.

N13054

Una buena práctica debería estar enfocada a que los documentos que deban ser compartidos por varias dependencias del Ministerio, sean publicados en la nube y que desde allí se consulten por quién los necesita. Un ejemplo de mala práctica en esta línea es que cada vez que se tiene que tramitar un pago a contratistas, hay que adjuntar impresa copia del contrato que por lo general tiene muchísimas páginas.

Me parece muy buena guía.

Lo único que recomendaría es tener al final una "guía técnica" muy sencilla, que me diga entre otros:

1- Cómo imprimir a doble cara (paso a paso)

2- cómo ajustar formatos (paso a paso)

3- cómo reducir los márgenes

4- cómo poner la opción "ahorro de toner"

5- capacitaciones de cómo usar las impresoras de manera eficiente

6- cómo compartir carpetas en red

etc-

Saludos